巧用软件WPS文字定位功能解决公文格式排版“老大难”问题

办公 3个月前 admin
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《党政机关公文处理工作条例》自 2012 年 7 月 1 日正式实施以来,有效推进了公文管理的规范化和制度化。但是在实践中,公文格式方面依然存在发文机关上边缘距版心不是 35 毫米、版头分隔线未在发文字号之下 4 毫米、版记未在页面最下面等 “老大难” 问题,影响了公文的严肃性。究其原因,或许是存在差不多思想,对此不重视;或许是不知如何在 WPS 软件中设计和制作。笔者结合工作实践,对标公文格式有关要求,并结合 WPS 软件的文字定位功能,就解决发文机关标志、版头分隔线和版记排版等问题形成了一点个人体会,供广大文印工作人员参考。

一、工作原理

公文格式排版要精准规范,关键是要熟悉公文格式要求所对应的数值和 WPS 软件的文字定位功能。正常情况下 WPS 软件文字中一个汉字的高度等同宽度,但是在公文格式排版中两者略有不同。按照《党政机关公文格式》国家标准(GB9704-2012)中行的定义 “一个汉字高度加 3 号汉字高度的 7/8 的距离” 和“如无特殊说明,公文格式各要素一般使用 3 号仿宋字体”“版心纵向 225 毫米”“一般每面排 22 行”“撑满版心”等要求,可测算出公文格式排版中 3 号汉字的高度保留一位小数点为 5.5 毫米。同时,按照 “撑满版心”“每行排 28 个字” 要求,可计算出公文格式排版中 3 号汉字的宽度保留一位小数点为 5.6 毫米。由于公文格式排版中的 “老大难” 问题主要出现在纵向上,因此公文格式排版中 3 号汉字高度取值 5.5 毫米,则公文格式排版中的 3 号汉字高度的 7/8 的距离保留一位小数点为 4.8 毫米。这就是利用 WPS 软件进行公文排版的数据基础。

软件 WPS 文字中的表格、文本框、图形等对象在定位方面的可选项比较多,相对段落设置操作纵向相对定位容易、绝对定位困难的特点,可通过在属性对话框中选择 “环绕方式”、“绝对位置” 和“对齐方式”等选项、赋予准确数值等操作,实现相对段落、页边距或页面等参考对象的精准定位。因此,以这些对象为载体,将纵向需要调整的公文格式要素与其融合,来实现公文格式要素的精准定位。这是利用软件 WPS 文字进行公文排版的技术基础。

巧用软件WPS文字定位功能解决公文格式排版“老大难”问题

图 1:利用表格制作的发文机关标志示例图

二、具体应用

经反复对比和使用,从定位准确性、操作便捷性来看,笔者认为发文机关标志和版记使用表格定位更合适,版头分隔线使用图片定位更合适。下面分别结合示例予以说明。

(一)发文机关标志制作把握三个要点

相对单一发文机关标志定位不准,联合发文机关标志还存在多单位名称不易对齐、“文件”二字布局不易居中等问题。为一并解决上述问题,本文以三部门联合发文为例予以说明。对表格的插入、调整边框等操作不再赘述,关键是把握三个要点。一是表格操作 “421”,即在首页第四行位置处插入一个“两列一行” 的表格,在表格第二列录入 “文件” 二字并设置垂直居中,这样,在发文机关数量增减时既无需调整 “文件” 二字位置,也解决了使用 “文本框” 需调整 “文件” 二字位置不易调整到位等问题。二是定位数值 “32.6”,即插入的表格在定位时,选择相对“页边距”,数值为 32.6 毫米(由于发文机关标志上端至表格上边缘为 4.8 毫米的一半,则 35 毫米 - 2.4 毫米 = 32.6 毫米)。三是行距设置“4.8+”,按照行的定义和发文机关标志字号原则上不大于上级机关发文机关标志字号的要求,确定发文机关标志所对应行的距离公式为“4.8 毫米 + 汉字高度”。本示例中汉字高度约为 18.5 毫米,因此行的“固定值” 为 23.3 毫米。同时对发文机关标志选择 “分散对齐” 和“基准对齐”。

该操作模式适用单部门和 2-6 个部门联合发文,6 个以上部门联合行文的,从 “公文首页必须显示正文” 和公文格式排版美观的角度出发,建议单独用主办机关名称作为发文机关标志。

(二)版记制作把握三个要点

由于《党政机关公文格式》对版记分隔线之间的距离没有定义,笔者在公文实践中发现存在多种数值,比如对于印发机关所在间隔的距离,有的单位是 10 毫米,有的单位是 12 毫米;抄送单位较多需回行时,有的行距 7.9 毫米,有的行距是 8.3 毫米等。对此,笔者建议遵照《党政机关公文格式》国家标准(GB9704-2012)对 “行” 的定义,来确定版记中各条分割线的间隔和 4 号汉字所对应的行。经测算,4 号仿宋体字的高度保留一位小数为 4.9 毫米。本文对版记使用表格的插入、分隔线粗细设置等操作不在赘述,关键把握三个要点:一是表格操作 “3 和 1”,即插入一个“三行一列” 的表格,并在表格第一行录入 “信息公开选项”。这样制作的版记模板,既方便落实信息公开选项顶格编排在版记首条分隔线上一行位置的要求,也便于日常操作。同时,表格定位选择“底端” 相对 “页边距”,即可实现在页面最下面位置的要求。二是分隔线的间隔“4.8+”,即对版记分隔线的间隔以表格的“行” 来表示,此处 “行” 的最小距离为 9.7 毫米(4.8 毫米 + 4 号汉字高度 = 9.7 毫米),在表格属性中指定高度为 9.7 毫米、选择行高值是 “最小值”,这样操作在主送、抄送或内部发送内容较多需回行时,分隔线之间的距离就可自行调整。三是段落设置“9.7”+“115”,即对抄送机关、内部发送、印发机关所在区域进行段落设置,设定文本之前、文本之后均为 1 字符,悬挂缩进 5 字符,段落固定值 9.7 毫米,同时“换行和分页” 中的文本对齐方式选择“居中对齐”。

巧用软件WPS文字定位功能解决公文格式排版“老大难”问题

图 2:发文机关标志的表格设置示例图

巧用软件WPS文字定位功能解决公文格式排版“老大难”问题

图 3:发文机关标志所对应行的设置示例图

巧用软件WPS文字定位功能解决公文格式排版“老大难”问题

图 5:版记间隔中的段落设置示例

巧用软件WPS文字定位功能解决公文格式排版“老大难”问题

图 6:利用表格制作的版记示例图

巧用软件WPS文字定位功能解决公文格式排版“老大难”问题

(三)版头分隔线制作把握一个要点

因为版头分隔线不需要回行、多部门录入等操作,因此使用图形作为载体操作最方便、最快捷。本文对插入直线图形的操作不再赘述,关键是把握 “上下环绕 1.6” 这一要点,即环绕方式设为上下型,垂直方式选择绝对位置、相对段落 1.6 毫米(版头分隔线距离发文字号 4 毫米,减去 4.8 毫米的一半,即 4 毫米 - 2.4 毫米 = 1.6 毫米),便于发文机关数量增减时与发文机关标志和发文字号同向同步移动,保证版头分隔线始终距离发文字号之下 4 毫米。

通过上述操作再配合版心设置、字号设置等操作,就可生成公文格式排版的常用模板。同时,参照上述思路,也可以生成信函格式、命令格式等公文特定格式的模板。通过提前制作一系列公文模板,就可以为实现快速、规范制作符合《党政机关公文格式》国家标准(GB9704-2012)的公文提供重要保障。

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