公文格式常见错误和正确处理方法

办公 3个月前 admin
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一、随意调整行间距、字间距
——行数和字数:一般每面排 22 行,每行 28 字,并撑满版心,特定情况下可适当调整。
二、多页公文以单面打印:
——印刷要求:双面印刷,页码套正。
三、发文字号年份使用【 】、[ ] 等符号扩入
——发文字号:用六角括号〔 〕扩入。
四、签发人顶右侧编排,签发人及签发人姓名均用仿宋字体
——签发人: 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,
居右空一字 ,“签发人”三字用3 号仿宋体, 签发人姓名用 3 号楷
体。
五、项目残缺或多余
——公文项目:比如说发文机关标志、标题、红色分隔线、版记等等所有公文格式要求的项目, 在文件当中不能缺少 (特别指出:上行文的标题由发文机关 +事由+文种组成,缺一不可) ;
比如还在使用主题词, 上行文抄送同级机关领导或处室, 都是多余的。
六、结构层次序数使用错误
——结构层次序数:依次用“一、“ (一 ) ”1.”(1)”标注,第一层用黑体字,第二层用楷体字,第三层和第四层用仿宋体字标注。
七、附件说明编排错误,比如使用“附件一,附件二”编排,
附件名称后使用份号、逗号等标点符号。
——附件说明:在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,
后标全角冒号和附件名称。 如有多个附件, 使用阿拉伯数字标注
附件顺序号(如:附件: 1),附件名称后不加标点符号。附件名
称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对其。
八、成文日期右顶格,无发文机关署名
——发文机关、成文日期:发文机关署名长于成文日期,发
文机关署名居右空二字编排。 成文日期以发文机关首字为准右移
二字。
九、附注与成文日期距离过大,附注居中编排
——附注:居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
十、版记编排在附件之前
——附件:应当另页编排, 并在版记之前, 与公文正文一起
装订。

另增加

浅析公文格式中的常见错误  漆富勇

国家标准《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)(以下简称 “国标”)虽已发布实施近七年,但在实际工作中仍有大量不符合格式要求的公文产生,特别是在企事业单位和县市级政府部门。笔者在研读国标和《党政机关公文处理工作条例》(中办发[2012]14 号)后,收集整理了近千件公文,对写作中常见的格式错误做了粗浅的归纳,供大家学习借鉴。
一、版面及印装
公文用纸:公文用纸为 A4 型纸,常见错误为附件使用 A3 型纸。附件表格中内容较多时,建议以续表的形式拆分表格。
页边距:国标明确规定了页边与版心尺寸。经计算,页边距上下左右分别为 37mm、35mm、28mm、26mm。常见错误为使用 word 默认的页边距设置。
印刷:公文应双面印刷,页码应连续并设置为奇数页居右、偶数页居左。版记必须位于公文最后一页。常见错误有中间(骑马订版印刷除外)或最后一页出现空白页、页码居中等。
装订:公文一般左侧装订,平行纸张左边缘钉两颗钉,钉位为距左边缘 3mm-5mm、外钉眼距版面上下边缘 70mm 处。常见错误有左上角斜钉一颗钉、两颗钉位置随意装订等。
二、版头
发文机关标志:发文机关标志为发文机关全称或规范化简称,下行文可加 “文件” 二字。发文机关标志应使用红色宋体字,大、中、小版头尺寸分别为 22mm×15mm、15mm×10mm、10mm×8mm,居中排列,上边缘至版心上边缘为 35mm。常见错误有发文机关标志使用发文机关加 “(文件)”“(通知)” 等、平行文也加 “文件” 等。
发文字号:由发文机关代字、年份、发文顺序号组成,使用 3 号黑色仿宋体字。年份用完整的阿拉伯数字并加六角括号,顺序号用不编虚位的阿拉伯数字。上行文的发文字号居左空一格,平行文、下行文的发文字号居中。常见错误有年份用中括号、顺序号编虚位或用小括号。
签发人:上行文需在发文机关标志下空二行位置标明签发人。“签发人” 三字用 3 号黑色仿宋体字,签发人姓名使用 3 号黑色楷体字。常见错误有在平行文或下行文中画蛇添足,或在上行文中错漏签发人,以及签发人姓名字体使用不当。
三、主体
标题:标题由发文机关、事由和文种三部分组成。一般使用 2 号黑色宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,多行标题排列时使用梯形或菱形,回行时要保持词意完整。事由和文种之间的结构助词 “的” 字在转行时不应与文种同处一行。联合行文时发文机关之间使用一个字间距的空格。常见错误有标题错漏发文机关、联合行文时发文机关之间使用顿号、多行标题使用矩形排列及割裂词组等。
主送机关:编排于标题下空一行位置,居左顶格,一般使用黑色 3 号仿宋体字。主送机关不得标识为个人,上行文时一般只写一个。有多个主送机关时,同系统单位之间用顿号,不同系统单位之间用逗号。常见错误有主送机关过繁、过简、不明确、称谓前后不统一、顺序不当、标识个人、标点使用不当等。
正文:一般使用黑色 3 号仿宋体字,结构性层次正文第一层使用黑体字、第二层使用楷体字、第三层和第四层使用仿宋体字。常见错误有使用 word 默认的宋体或者分结构性层次时全文使用仿宋体字等。
附件:如有附件,在正文下空一行编排 “附件” 二字,其后紧跟冒号,附件名称后不加标点符号,使用黑色 3 号仿宋体字。有多个附件时,附件顺序号要对齐。附件首页在版心左上角第一行顶格编排 “附件” 二字,使用 3 号黑体字,有多个附件时,后面紧跟顺序号。附件标题排第三行,格式要求同正文。常见错误有在附件说明中顺序号紧跟 “附件” 二字、附件首页中 “附件” 二字使用黑色 3 号仿宋体字、附件标题排第一行或第二行等。
发文机关署名、成文日期和印章:发文机关署名竖向位置根据印章大小确定,印章顶端上距正文或附件说明距离在一行之内;横向位置中轴线与成文日期中轴线对齐。成文日期为会议正式通过的日期,年、月、日用阿拉伯数字标全,月、日不编虚位,右空四字编排。
四、版记
分隔线:首、末条分隔线宽度为 0.35mm,中间分隔线为 0.25mm,末条分隔线与公文最后一面版心下边缘重合。常见错误为三条分隔线宽度一致。
抄送机关:左右各空一字距离,用 4 号仿宋体字。多个抄送机关用逗号分隔,最后一个抄送机关结尾用句号。常见错误为抄送机关顶格编排。
印发机关和印发日期:印发机关左空一字、印发日期右空一字,均用 4 号仿宋体字。印发日期为主要负责人签发日期,不一定和成文日期一致,年、月、日用阿拉伯数字标全,月、日不编虚位。常见错误为印发机关和印发日期两端对齐。
页码:位于版心外,由 4 号半角宋体阿拉伯数字和两条一字线组成,数字与一字线之间空半格,一字线距版心下边缘 7mm。奇数页码居右空一字、偶数页码居左空一字。版记页无正文时不编页码。常见错误有:页码位于版心内,无正文页面编排页码。

 

版权声明:admin 发表于 2020-08-10 9:32:27。
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